GS1 EDI ieviešanas 10 soļi

Šī sadaļa paredzēta uzņēmumiem, kuri gatavojas uzsākt GS1 EDI standartu ieviešanu. Tā palīdzēs noteikt, ko nepieciešams darīt, lai veiksmīgi ieviestu GS1 EDI un gūtu no tā labumu. 

GS1 XML
Pārskats par EANCOM
GS1 EDI 10 soļi Globālajā GS1 organizācijā

1. Nosakiet biznesa procesu, kurā vēlaties ieviest GS1 EDI

GS1 EDI standarti atbalsta dažādus piegādes ķēdes biznesa procesus: sākot ar pasūtījumu cauri piegādei līdz apmaksai. Katram no šiem procesiem nepieciešama atšķirīga ziņojumu grupa.
Tāpēc pirms uzsākat jebkādu GS1 EDI ieviešanu, jums nepieciešams atbildēt uz šādiem jautājumiem:
- Kuri biznesa procesi tiks atbalstīti ar GS1 EDI?
- Kurus datus nepieciešams apmainīt šajos procesos?
- Kuri biznesa partneri nosūtīs vai saņems šos datus?
GS1 EDI standarti nodrošina risinājumus daudziem sektoriem, izmantojot vienu un to pašu GS1 EDI ziņojumu. To panāk ar profiliem, kuri attiecas uz galvenajiem GS1 EDI ziņojumiem, piemēram, uz pārtikas rūpniecību, izklaidi, biroja apgādi vai tekstilrūpniecību. Tāpēc, analizējot biznesa procesu, jāņem vērā sektora īpatnības.
Bez tam dažās valstīs lietotāju grupas veido ziņojumu profilus, kuri atspoguļo reģionālo praksi, kas izveidojusies, ieviešot GS1 EDI kādos specifiskos sektoros un biznesa procesos (skat. 7.soli).

2. Pārliecinieties, ka jūsu uzņēmuma augstākā vadība ir ieinteresēta GS1 EDI ieviešanā

Tas ir ārkārtīgi būtiski veiksmīgai ieviešanai, jo vadībai jānodrošina nepieciešamo cilvēku un finansu resursu pieejamība. Svarīgi, lai vadībai būtu sākotnējā izpratne par GS1 EDI principiem un ieguvumiem. Tai ir jāzina, ka GS1 EDI ieviešana var palīdzēt uzlabot tirdzniecības partneru apkalpošanu un to prasību apmierināšanu, veicināt piegādes ķēdes efektivitāti, samazināt izmaksas un optimizēt uzskaiti.

3. Kontaktējieties ar mums

Sazinieties ar mums. Pārbaudiet, kura būs jūsu galvenā GS1 EDI kontaktpersona.
Kontaktu vieta lietotāju uzņēmumiem, kuri meklē atbalstu standartu ieviešanai, vienmēr ir vietējā nacionālā GS1 organizācija. Ja vietējie darbinieki paši tieši nespēj palīdzēt, tad tiem ir piekļuve globālajam GS1 EDI ekspertu tīklam citās GS1 biedru organizācijās un lietotāju uzņēmumos. Starptautiskajai GS1 organizācijai ir vairāk nekā 112 vietējo nacionālo dalīborganizāciju, kuras apkalpo vairāk kā miljons uzņēmumu vismaz 150 valstīs.

4. Pārliecinieties, ka jūsu uzņēmums ir GS1 Latvija biedrs un tam
ir GS1 uzņēmuma prefikss

Visos GS1 standartos izmanto GS1 identifikācijas atslēgas - gan fiziskajā preču plūsmā, piemēram, iekodētas svītrkodos, gan biznesa datu informācijas plūsmā. Bez tām nav iespējams izmantot GS1 EDI standartus. GS1 identifikācijas atslēgas tiek veidotas, izmantojot GS1 uzņēmuma prefiksu, kuru var iegūt savas valsts GS1 organizācijā - Latvijā - GS1 Latvija.
Izmantojot vienu un to pašu GS1 uzņēmuma prefiksu, tiek veidotas šādas GS1 identifikācijas atslēgas:
- Globālais Vietas Numurs- GVN, kas identificē puses un vietas. To izmanto visos GS1 EDI ziņojumos.
- Globālais Tirdzniecības Vienības Numurs – GTVN, kas identificē produktus un pakalpojumus. To izmanto visos GS1 EDI ziņojumos .
- Virkne citu GS1 numuru jeb Identifikācijas atslēgu īpašiem pielietojumiem, piemēram,  loģistikas vienību vai pamatlīdzekļu identifikācijai.

Lai uzzinātu, vai jūsu uzņēmums ir GS1 Latvija biedrs un vai tam ir GS1 uzņēmuma numurs, sazinieties ar mums.

5. Iepazīstieties ar GS1 EDI standartiem

GS1 nodrošina plašu ar GS1 standartiem saistītu izglītojošo materiālu klāstu. Lielākā daļa no tiem, ieskaitot tiešsaistes apmācību kursus, ir pieejami arī pie mums.

6. Pārbaudiet, kuri standarti jums ir nepieciešami

GS1 nodrošina divas GS1 EDI standartu komplektus:
- GS1 EANCOM® - GS1 standarts „klasiskajai” EDA, kas ir vienkāršota UN/EDIFACT standarta apakškopa.
- GS1 XML – izmanto XML, lai apmainītos ar biznesa dokumentiem Internetā

Jauniem GS1 EDI lietotājiem iesakām izvēlēties GS1 XML standartu, tomēr, ja jūsu tirdzniecības partneri jau ir EANCOM® standarta lietotāji, tie var jums lūgt, lai jūs atbilstu viņu standartu izvēlei.
GS1 EANCOM® standartam ir liels lietotāju skaits visā pasaulē un tas jāņem vērā, izvēloties GS1 EDI standartu komplektu. Neskatoties uz to, ka jauniem lietotājiem tiek ieteikts izvēlēties GS1 XML, starptautiskā GS1 organizācija arī turpmāk atbalstīs un uzturēs arī EANCOM® standartu.

7. Kopā ar mums pārbaudiet - varbūt jūsu sektoram Latvijā jau ir izstrādāti gatavi ziņojumu profili

Daudzas nacionālās GS1 organizācijas kopā ar saviem lietotāju uzņēmumiem izstrādā GS1 EDI standarta ziņojumu profilus, kas tiek pielāgoti konkrētiem sektoriem konkrētās valstīs, piemēram, DIY sektoram Nīderlandē.
Profili ir ziņojumu apakškopas, kas pilnīgi savietojamas ar „galvenajiem”  standartiem. Tie ir pielāgoti mērķa lietotāju grupu vajadzībām, piemēram, izvēloties vienīgi konkrētus brīvas izvēles ziņojumu elementus. Šo profilu dokumentācija bieži satur ieteikumus, kā tos ieviest noteiktos sektoros vai lietotāju grupās, tāpēc tos bieži apzīmē kā Ziņojumu ieviešanas vadlīnijas (angl. Message Implementation Guidelines - MIG).
Lietotāju grupas saviem sektoriem var izveidot šādus profilus arī starptautiskā līmenī, piemēram, tā saucamā Upstream grupa veido GS1 standartus, lai integrētu  piegādes ķēdes ar ražotājiem un ražotāju piegādātājiem. Ir izstrādātas arī „Ieviešanas Vadlīnijas” (Implementation Guidelines) vispārējai GS1 eCom ieviešanai.
Labākais veids, kā pārbaudīt, kāda dokumentācija jau pastāv jūsu izvēlētajam sektoram/valstij/ tehnoloģijai, ir sazināties ar mums.

8. Salīdziniet, vai dati, kurus jums nepieciešams apmainīt, atbilst standarta ziņojuma vai profila saturam

GS1 EDI standarti ir izstrādāti, pamatojoties uz reālu lietotāju prasībām, un tos ir pārbaudījuši reāli uzņēmumi-lietotāji, tāpēc tie aptver visu vai lielāko daļu informācijas ar kuru nepieciešams savstarpēji apmainīties ar tirdzniecības partneriem. Tomēr, ja ir kādas atšķirības starp lietotāja prasībām un datiem, ko ietver sniegtais ziņojums, standarti ir attiecīgir jāatjaunina. 
Svarīgi atzīmēt, ka biznesa termini, kurus izmanto jūsu uzņēmums un GS1 var atšķirties, kaut arī semantiski datu elementu saturs ir identisks. Tāpēc vienmēr būtiski ir salīdzināt datu definīcijas nevis tikai biznesa terminus. GS1 datu definīcijas atrodamas ziņojumu dokumentācijā  Globālā datu vārdnīca (GDD – Global Data Dictionary).
Ja konstatējat atšķirības starp datiem, kurus jums nepieciešams apmainīt, un tiem, kurus aptver GS1 ziņojumi, nepieciešams veikt standartu izmaiņu pieprasījumu (CR – Change Request) , kas iesniedzams GS1 Globālajam standartu pārvaldības procesam (GSMP- Global Standard Management Process), lai izmainītu ziņojumu vai pieprasītu jauna ziņojuma izveidošanu. Izmaiņu pieprasījumu var iesniegt tieši GSMP vietnē, bet mēs iesakām labāk sazināties ar mums, lai saņemtu palīdzību izmaiņu pieprasījuma iesniegšanā un vadīšanā.
Ja izmaiņas nepieciešams ieviest vietējās „Ieviešanas Vadlīnijās”, izmaiņu pieprasījums jāiesniedz vietējai GS1 organizācijai, kura izveidos lietotāju darba grupu, kura strādās pie šī pieprasījuma. 

9. Unificējiet pamatdatus ar saviem tirdzniecības partneriem

Pamatdatu (master data) unificēšana ir būtisks GS1 EDI ieviešanas solis, jo pamatdati  transakciju ziņojumos netiek atkārtoti, bet vienkārši norādīti ar standarta identifikācijas atslēgām. Piemēram, pircēja un pārdevēja vārds un adrese netiek minēti pasūtījumā vai ziņojumā par nosūtīšanu, bet vienkārši minēti kā pircēja un pārdevēja globālie vietas numuri – GVN.
Šī pieeja ļauj izņemt nevajadzīgos datus no transakciju ziņojumiem, nodrošina efektīvu apstrādi un ievērojami samazina izmaksas, integrējot datu elektronisko pārnesi ar preču fizisko plūsmu. 
GS1 nodrošina standartus pamatdatu apmaiņai. Ir trīs galvenie pamatdatu apmaiņas veidi:
- Vienkāršākais pamatdatu nosūtīšanas veids ir e-pasts vai fakss. Šis risinājums var būt piemērots uzņēmumiem, kuriem nav pieredzes GS1 EDI izmantošanā. Turpmākā ieviešanas posmā, kad jūsu uzņēmumam jau ir GS1 EDI infrastruktūra, jāizmanto pamatdatu standarti.
- Pamatdatu ziņojumu divpusējā apmaiņa starp biznesa partneriem, kuri iesaistīti GS1 EDI apmaiņā. Ja kādi no šiem datiem mainās, nepieciešams atkārtoti sūtīt atbilstošu ziņojumu, ieskaitot atjauninājumus.
- Divpusējā apmaiņā ļoti labi darbojas ierobežotam skaitam biznesa partneru, bet, ja partneru skaits palielinās, to ir grūti pārvaldīt. GS1 piedāvā globālo datu sinhronizācijas tīklu – GDSN (Global Data Synchronisation Network), kurā darījumu partneri var publicēt savus datus. Viņu partneri tiek automātiski informēti par visiem atjauninājumiem.

10. Sāciet datu apmaiņu, izmantojot GS1 EDI standartus

Pirms uzsākt GS1 EDI ziņojumu apmaiņu, jāveic noteikta tehniska sagatavošanās.
- Vispirms uzņēmumam jāiegādājas programmatūra vai pakalpojums, kas atbalsta GS1 EDI un atbilst jūsu vajadzībām. GS1 neiesaka kādu konkrētu produktu, jo viens no mūsu pamatprincipiem ir neitralitāte, tomēr varam sniegt  sarakstu ar uzņēmumiem, kuri nodrošina šos produktus un pakalpojumus.
- Kad programmatūra instalēta, nepieciešams pārveidot uzņēmuma iekšējā datu bāzē uzglabātos datus, piemēram, uzņēmuma resursu plānošanas (Enterprise Resource Planning - ERP) aizmugursistēmu, uz GS1 EDI atbalstošu programmatūru.
- Jūsu darījumu partneriem jāzina, kādas ir tehniskās prasības, lai apmainītu biznesa datus ar jūsu uzņēmumu. Ar šo informāciju var apmainīties noslēdzot Savstarpējās apmaiņas līgumu. Šis ir ļoti svarīgs solis, tāpēc dažādas standartu organizācijas ir izstrādājušas  specifiskas instrukcijas un Savstarpējās apmaiņas līgumu formas.
Paraugi atrodami šeit:
http://www.unece.org/cefact/recommendations/rec26/rec26_1995_r1133rev1.pdf
http://www.unece.org/trade/untdid/download/99cp5r1.pdf

Šīs formas aptver galvenās darījumu situācijas un ir pielāgojamas konkrētā uzņēmuma specifiskajām vajadzībām.
Tiklīdz esat panākuši vienošanos ar saviem biznesa partneriem, nepieciešams pārbaudīt jūsu GS1 EDI infrastruktūru. Jāpārbauda gan ziņojumu saturs, gan faktiskā saziņa.  
Daudzas nacionālās GS1 dalīborganizācijas piedāvā dažādus ar GS1 EDI ieviešanu saistītus pakalpojumus, piemēram, ziņojumu testēšanu, sertifikāciju, GS1 EDI infrastruktūru neliela skaita ziņojumu pārnešanai, u.tml. 
Ja visu pārbaužu rezultāti ir pozitīvi, jūs esat gatavi uzsākt ziņojumu apmaiņu un baudīt GS1 EDI priekšrocības.